Un déjeuner pour 50 collaborateurs se prépare comme un petit événement : ce qui fait la différence, ce n’est pas le budget mais l’anticipation. Voici la méthode que nous appliquons chaque semaine avec nos clients.
1. Fixer le cadre en dix minutes
Avant de contacter un traiteur, répondez à quatre questions : quelle date, quel créneau (les déjeuners d’équipe se tiennent en général entre 12h et 14h), quel lieu exact (salle de réunion, open space, terrasse) et quel format (assis, debout, mixte). Ces réponses conditionnent tout le reste, du choix des plats au nombre de livreurs.
2. Compter juste
Sur 50 invités annoncés, comptez en moyenne 10 % d’absents de dernière minute et 5 % d’invités surprise. Nous conseillons de commander pour 47 à 48 personnes en formule individuelle, ou pour 52 en buffet, où les quantités se lissent naturellement.
- Plateaux individuels : une portion par personne, le plus simple à gérer.
- Buffet froid : 350 à 400 g de nourriture par convive, boissons comprises.
- Buffet chaud : prévoyez un plan de réchauffe ou des bacs gastro isothermes.
3. Collecter les régimes sans y passer la journée
Un simple formulaire interne avec trois cases (végétarien, sans gluten, autre allergie) suffit. Envoyez-le une semaine avant, relancez à J-3. Avec des portions nominatives, chaque personne retrouve son repas sans confusion, même sur 50 boîtes.
4. Penser logistique
Où le livreur se gare-t-il ? Y a-t-il un badge à prévoir à l’accueil ? Combien de tables pour dresser ? Qui ouvre la salle à 11h30 ? Un traiteur d’entreprise habitué aux bureaux vous posera ces questions ; sinon, posez-les vous-même. Prévoyez également le débarrassage : sacs de tri, retour de la vaisselle réutilisable, nettoyage des tables.
5. Le rétroplanning idéal
- J-10 : demande de devis, choix du format.
- J-7 : validation du menu, envoi du formulaire régimes.
- J-3 : effectif définitif communiqué au traiteur.
- J-1 : confirmation du créneau et des accès.
- Jour J, 11h30 : livraison et mise en place. 12h15 : tout le monde à table.
Avec ce calendrier, un déjeuner de 50 personnes ne demande pas plus de deux heures de travail cumulées à l’organisateur. Le reste, c’est notre métier.
6. Les erreurs que l’on voit le plus souvent
En dix ans de livraisons, les mêmes écueils reviennent. Le premier : sous-estimer le temps de mise en place. Pour 50 personnes, comptez 30 à 40 minutes entre l’arrivée du livreur et le moment où tout est dressé ; si la réunion précédente se termine à 12h pile dans la même salle, le déjeuner ne sera pas prêt à 12h05. Le second : oublier les boissons. Un buffet sans eau, sans café et sans verres se remarque immédiatement. Le troisième : négliger la température. Un plat chaud livré à 11h30 et servi à 13h n’est plus un plat chaud, sauf s’il voyage en bac isotherme ou est réchauffé sur place.
Enfin, beaucoup d’organisateurs commandent « comme d’habitude » sans tenir compte du contexte : un déjeuner avant une après-midi de formation appelle des plats légers, tandis qu’un déjeuner de fin de projet peut être plus généreux et festif. Dites-nous ce qui suit le repas : nous adapterons la carte.
7. Budget : à quoi s’attendre
Pour 50 personnes, un déjeuner en formule Essentiel (plat + pain) revient à environ 650 € HT, livraison offerte. En formule Équilibre avec entrée ou dessert et boisson, comptez 850 € HT. Un buffet complet chaud et froid avec mise en place et débarrassage se situe entre 900 et 1 250 € HT selon les choix. Ces montants sont déductibles au titre des frais de réception professionnels et la TVA est récupérable sur présentation de la facture.
8. Et après le déjeuner ?
Un bon déjeuner d’équipe se termine sans corvée. Nous repassons dans l’heure convenue pour reprendre la vaisselle réutilisable, les bacs et les nappes, et nous emportons les déchets triés. Les plats non entamés peuvent être laissés dans votre cuisine pour le lendemain, avec les consignes de conservation. Si vous souhaitez un retour sur la prestation, nous envoyons un court questionnaire de trois questions à l’organisateur : c’est ainsi que nous améliorons nos menus chaque semaine.
9. Check-list à imprimer
- Date, créneau et salle réservés, avec 30 minutes de battement avant le repas.
- Effectif définitif transmis au traiteur à J-3, régimes et allergies inclus.
- Accès livreur organisé : badge, parking ou dépose-minute, nom du contact sur place.
- Tables, nappes et poubelles de tri disponibles ; prise électrique si réchauffe.
- Boissons, café et verres commandés ou fournis en interne.
- Message envoyé à l’équipe : heure, lieu, menu, comment signaler un régime.
- Créneau de reprise de la vaisselle et des bacs convenu avec le traiteur.
10. Trois formats qui marchent à 50 personnes
Le déjeuner assis en plateaux : chacun à sa place, idéal si le repas s’insère dans une réunion plénière. Simple, silencieux, sans circulation. Le buffet debout en open space : deux tables de service aux extrémités pour éviter les files, quelques mange-debout, et l’équipe se mélange naturellement. Le format « îlots » : quatre stations thématiques (salades, plat chaud, fromages, desserts) réparties dans l’espace ; les convives passent de l’une à l’autre, ce qui fluidifie le service et crée des conversations. C’est notre format préféré pour les journées d’intégration.
Quel que soit le format, gardez une règle : la nourriture doit être accessible en moins de cinq minutes pour tout le monde. Au-delà, les premiers ont fini quand les derniers commencent, et la convivialité s’effrite.